Tempo de produção e tempo de espera, como você lida com seus fluxos e cronogramas? - Parte II

Em minha ultima Newsletter, expliquei um pouco sobre tempo de produçao e tempo de espera, TE e TP, e hoje apresento um em pequeno exemplo prático.

Exemplo Prático: Como a DRCpro Lida com TP e TE no Dia a Dia

Para ilustrar, pensemos em uma atividade comum como a aprovação de um relatório técnico:

O TP é o tempo que o analista leva para elaborar o relatório em si, digamos, 3 horas.

O TE, no entanto, inclui o período entre o momento em que o relatório fica pronto e a aprovação do cliente ou da equipe de gestão, o que muitas vezes pode adicionar dias ou até semanas ao processo, devido a fatores externos.

Ao explicar isso para nossos clientes, precisamos enfatizar que a rapidez do TP nem sempre garante a entrega imediata do produto final, pois o TE depende de várias etapas subsequentes e da resposta de outras partes envolvidas.

Treinando para a Clareza e Eficiência

Implementar o uso de TP e TE na rotina exigiu um treinamento contínuo da equipe da DRCpro, com foco em:

Diferenciação de Tempo de Produção e Tempo de Espera: Nossos profissionais passaram a ser treinados para identificar claramente o que faz parte do TP e o que compõe o TE, permitindo uma visão mais realista de cada etapa e das expectativas para entrega final.

Planejamento do TE com Base nas Expectativas dos Clientes e Fornecedores: Em muitos casos, os clientes e fornecedores assumem que o tempo de produção é o tempo total necessário para entrega. Criamos, portanto, protocolos de comunicação que educam nossos parceiros sobre o impacto do TE e deixam claro o que está sob nossa responsabilidade e o que depende de outros agentes.

Relatórios com Foco na Transparência: Passamos a oferecer relatórios de progresso que demonstram o TP e o TE de cada etapa, o que nos permite educar os clientes sobre as variáveis envolvidas na entrega final e evitar frustrações.

Benefícios e Resultados: Mais Clareza e Melhor Gestão de Expectativas

Com a adoção do TP e TE, nossa equipe desenvolveu uma visão mais prática dos fluxos de trabalho, o que resultou em maior clareza interna e em um aumento significativo na satisfação do cliente. Hoje, nossos engenheiros e analistas conseguem planejar suas atividades considerando o tempo total esperado para a entrega e comunicar aos clientes uma visão mais realista sobre os prazos.

Além disso, conseguimos identificar com mais facilidade os pontos de melhoria no Tempo de Espera, atacando diretamente os gargalos mais críticos do processo.

Conclusão: Simplicidade na Gestão do Tempo com Lean e Análise do Fluxo de Valor

O uso de TP e TE na DRCpro nos permitiu implementar o Lean Admin de maneira prática, eficaz e alinhada às nossas realidades e expectativas dos clientes. Continuamos a ajustar e aprimorar esses conceitos, pois acreditamos que, ao simplificar e esclarecer os fluxos de trabalho, somos capazes de entregar não apenas resultados mais rápidos, mas também mais confiáveis.

Coautor - Rafael Evangelista