Se você quer um projeto bem gerenciado ou mesmo em BIM, seu CDE não pode ser e-mail ou GED

Alguém da sua empresa já esteve de férias e uma informação ficou perdida num e-mail? Alguém precisou de algo que só existia numa versão X de um arquivo que foi revisado e a informação sumiu? Alguma informação importante do projeto se perdeu durante a passagem do projeto entre os departamentos da empresa?

Se qualquer uma das 3 perguntas é verdade, sua organização pode ser incapaz de implementar o BIM.

Essa figura é proveniente do PR 1015

O BIM depende de um CDE (Common Data Environment), traduzido como ambiente comum de dados.

A imagem acima mostra os requisitos básicos recomendados para um CDE segundo o PR 1015 da ABNT. O PR é a prática recomendada feita por um grupo de trabalho de profissionais que criaram um material excelente, que se for seguido, remove muitas das dores causadas por maus hábitos e falta de organização que um projeto pode sofrer.

Já vi bastante GEDs (Gestor Eletrônico de Documentos) serem tratados como CDE. É possível sim que o GED faça parte do CDE como um de seus principais componentes, mas elevar o GED ao patamar do CDE em si é uma armadilha que pode cobrar caro em termos de produtividade, organização e eficiência.

Como o próprio nome diz, GED se trata de gestão eletrônica de documentos. Tratar um GED como CDE pressupõe que todos os dados necessários ao projeto a que ele serve estarão necessariamente na forma de documentos e que todos os intervenientes produzam documentação que vá para esse GED. Ora isso é possível, mas a figura se inverte e faz com que todos os dados do projeto estejam necessariamente em formato documental e obriga com que informações que não estariam disponíveis em GED passem a ser obrigadas a estar, e isso inclui requisitos e informações produzidos por partes interessadas que normalmente não usariam um GED. Raciocine sobre a hierarquia da imagem a seguir:

O CDE é o responsável pelos dados e cabe ao CDE mantê-los em um ambiente que operações e processos de uma organização ocorrem no contexto de um projeto.

A informação é a interpretação do dados (podem ser indicadores, métricas).

Imagine que um entregável de projeto não foi entregue. O entregável é um documento. Neste contexto o documento é o dado, independente do conteúdo. A ausência dele É A INFORMAÇÃO.

Quando um GED ou mesmo e-mails são o método de controle de dados e informações é onde a dificuldade começa a existir. Essas ferramentas não são projetadas para que dados e informações trafeguem entre agentes de um projeto, de forma eficiente e controlada, permitindo rastreabilidade e responsabilização. Normalmente são projetadas apenas para manter documentos disponíveis mas não permitem transformar os dados em informações úteis. Ainda que alguns GEDs tenham algumas características que um CDE teria ele nunca deixará de ser um Gestor Eletrônico de Documentos.

Para mim fica cada vez mais claro que plataformas WorkOS são hoje às únicas capazes de absorver todos os integrantes e dados de um projeto do seu início ao fim, atendendo aos requisitos da PR 1015 a um custo totalmente acessível e abrangindo uma quantidade satisfatória dos principais requisitos de um CDE que o PR1015 recomenda. Isso somado a integrações com outros componentes permite qualquer organização montar um CDE pleno e próprio, moldado às suas próprias características internas.

A seguir mostro algumas imagens para que o que eu digo, fique mais tangível.

Essa é a forma como controlamos as partes interessadas e sua atuação num projeto

Essa é a forma como agrupamos entregáveis, vinculando com informações de cronograma, documentação e referência de escopo

Não há dúvidas hoje que as possibilidades de criação de um CDE que integre todas as melhores práticas de gestão de projetos na construção civil está mais próxima para plataformas WorkOS do que para outros tipos de plataformas.

Haverá no dia 26/11 as 20h um webinar gratuito em que você aprenderá como estamos operacionalizando tudo isso para atingir esse nível de CDE com ferramentas WorkOS personalizáveis ao nível que for necessário para sua organização. O link estará no comentário deste artigo.