CAPÍTULO 4: Desafios na Comunicação entre Processos — A Importância de Alinhar Equipes e Estruturar Informações

Neste capítulo, quero discutir um dos principais desafios que enfrentamos na gestão de projetos: a comunicação eficiente entre equipes. No ambiente da construção civil, garantir que todas as informações sejam transmitidas de forma clara e eficiente é essencial para o sucesso de qualquer projeto. A falta de padronização na comunicação e na estruturação dos processos pode levar a falhas, retrabalhos e até comprometer prazos e orçamentos. A aplicação de conceitos como a Curva MacLeamy se torna indispensável para entender como melhorar esse processo e reduzir os custos ao longo do projeto. 1. A Complexidade da Comunicação entre Equipes

A comunicação entre as diferentes equipes da MAC — como incorporadora, construtora, engenharia e planejamento — sempre foi um desafio. Embora todas façam parte da mesma organização, a integração entre os departamentos nem sempre foi fluida. Esse é um problema comum no mercado, onde a desconexão entre incorporadoras e construtoras frequentemente gera ruídos e desentendimentos sobre prioridades. No caso da MAC, mesmo com a vantagem de termos todos os processos sob o mesmo guarda-chuva, a comunicação precisava ser aprimorada para alcançar a fluidez ideal.

Recentemente, um artigo de William Formigoni, publicado na Newsletter BIM 360, trouxe insights valiosos sobre como melhorar a comunicação em projetos BIM. Ele destaca a importância do BCF (BIM Collaboration Format) para gerenciar e controlar as chamadas Issues – tópicos que precisam de resolução ao longo do projeto. A estrutura do BCF permite organizar informações de forma eficiente, atribuir responsabilidades e garantir rastreabilidade, o que é fundamental para manter as equipes alinhadas e evitar retrabalhos. A estrutura básica do BCF é ideal para criar protocolos de comunicação organizados, e podemos utilizá-la para criar um fluxo padronizado entre as equipes. Um exemplo prático de como isso funcionaria é:

Título do Tópico: Descrição clara do problema ou solicitação (Ex.: Correção da parede de fachada do 3º andar).

Data de Criação: Data em que o tópico foi aberto para registro.

Autor da Criação: Pessoa que identificou a issue e abriu o tópico (Ex.: Engenheiro de Obras).

Status do Tópico: Estado atual do problema (Ex.: Aberto, Em Progresso, Concluído).

Responsável Atribuído: Pessoa ou equipe responsável por resolver a issue (Ex.: Coordenador de Projeto de Arquitetura).

Prioridade: Nível de importância para a resolução (Ex.: Alta).

Descrição do Tópico: Explicação detalhada do problema, incluindo referências a documentos e especificações (Ex.: A parede de alvenaria está 5cm fora do alinhamento previsto em projeto. Verificar ajuste com urgência para não comprometer o cronograma.).

Anexos: Imagens, documentos ou links que ajudem a explicar a issue (Ex.: Foto da parede fora do alinhamento, link para o modelo BIM com a vista em questão).

Comentários: Campo para registro de feedbacks e respostas (Ex.: Comentário do Coordenador de Arquitetura sobre o ajuste necessário).

Prazo para Resolução: Data limite para resolução do problema (Ex.: 3 dias úteis).

Esse modelo permite que cada tópico ou issue esteja documentado de forma clara, desde a sua criação até a resolução final. Ao utilizar uma plataforma como o Monday ou um CDE, as equipes podem manter um controle eficaz das comunicações, garantindo que as informações sejam claras e que as ações sejam tomadas de forma coordenada.

2. Aprendizados Comparando Práticas Anteriores

Na MAC, sempre tivemos processos bem definidos. No entanto, os processos funcionavam de forma isolada entre os diversos portfólios e programas da empresa, sem uma transição estruturada entre eles. Por exemplo, no portfólio de incorporação, o subportfólio de produto não tinha uma transição bem estabelecida com o subportfólio de projetos executivos. Isso, por sua vez, criava dificuldades para conectar o trabalho do subportfólio de projetos executivos ao portfólio da construtora, especialmente no subportfólio de gestão de obras.

Essa falta de integração estruturada resultava em problemas na passagem de informações entre as fases de planejamento e execução. Cada área realizava seu trabalho, mas a continuidade dos dados muitas vezes se perdia durante a transição. Isso não significava que os processos eram inexistentes, mas que precisavam ser melhor integrados para garantir que os dados fluíssem de maneira consistente ao longo do ciclo de vida do projeto.

A solução foi integrar os pacotes de entregas em um planejamento estratégico, criando uma linha de continuidade que seguia o que é previsto pela ISO 19650. Isso significava que, à medida que o projeto avançava, a complexidade do planejamento também aumentava, particularmente nas fases de transição para a produção do ativo. Dessa forma, conseguimos melhorar a comunicação entre os diferentes subportfólios e garantir que a troca de informações fosse mais fluida e precisa em todas as etapas do projeto.

Por exemplo, desde o desenvolvimento do produto na fase de incorporação até a execução de projetos executivos e a construção propriamente dita, cada entrega era planejada de forma estratégica, facilitando a transição das informações entre as equipes. Isso permitiu que todos os envolvidos soubessem exatamente o que seria entregue, por quem e em qual momento, garantindo uma integração mais eficiente.

3. A Curva MacLeamy e a Comunicação Integrada

A Curva MacLeamy, desenvolvida por Patrick MacLeamy, ex-CEO da HOK, é um modelo visual que ilustra a relação entre o esforço aplicado nas fases iniciais de um projeto e o impacto das decisões ao longo de seu ciclo de vida. Historicamente, em projetos de construção tradicionais, o maior esforço é concentrado durante a fase de execução, quando as mudanças são mais caras e complexas. A Curva MacLeamy nos ensina que, ao antecipar os esforços durante as fases de viabilidade, estudo preliminar e anteprojeto, é possível reduzir significativamente os custos e retrabalhos durante a fase de construção.

Na MAC, aplicamos esse princípio ao integrar as equipes desde o início, o que permite identificar problemas e oportunidades antecipadamente. Isso está diretamente ligado à nossa estratégia de utilizar o BIM para consolidar as informações e criar um ambiente colaborativo que facilita a tomada de decisões nas fases iniciais. Quanto mais cedo as equipes são envolvidas e alinhadas, menor é o impacto de mudanças posteriores, conforme ilustra a Curva MacLeamy.

Nosso desafio atual é trazer as decisões de requisitos de informação do projeto para os requisitos da organização ainda na prospecção do terreno. Isso significa garantir que a estrutura da informação esteja parametrizada desde as fases embrionárias, assegurando que cada detalhe necessário ao longo do ciclo de vida do projeto esteja previsto e ajustado às necessidades estratégicas da empresa desde o começo. Ao parametrizar essas informações desde o início, conseguimos alinhar ainda mais as expectativas de todos os envolvidos e minimizar surpresas nas fases mais avançadas do projeto.

4. Ferramentas e Protocolos para Otimizar a Comunicação e Estruturar Processos

O uso de ferramentas como o Monday é vital para centralizar e gerir a comunicação entre as equipes, mas o grande diferencial está em estruturá-las com base em protocolos como o BCF e o IDS (Information Delivery Specification). O BCF, por exemplo, não é uma ferramenta em si, mas um protocolo que orienta como as informações sobre problemas e ajustes (Issues) devem ser registradas e compartilhadas dentro do contexto BIM. Isso garante uma padronização que facilita a troca de informações entre diferentes plataformas e equipes.

Como William Formigoni destacou: "Se você vai trabalhar em BIM, você precisa gerenciar, controlar, verificar e organizar a informação do seu projeto. Até mesmo se não for usar BIM. Ter total controle sobre seus dados e informações vai permitir que sua empresa não fique presa à capacidade das ferramentas, mas possa extrair o máximo de cada uma e integrar os benefícios de todas elas. Informações em BIM são muito além do modelo IFC em si. São MIDP, TIDP, BEP e várias outras siglas que representam documentos essenciais para que um desenvolvimento de projeto em BIM funcione."

LINK DO ARTIGO ACIMA 

Quais softwares eu recomendo para escritórios que querem adotar o BIM - Review 01

Na prática, ao estruturar nossa comunicação no Monday com base nas diretrizes do BCF, conseguimos criar um ambiente onde cada issue é rastreada, discutida e solucionada de forma integrada. Essa abordagem permite que as ferramentas de comunicação sejam vistas como parte do próprio fluxo de processo, onde as interações entre equipes ocorrem de forma natural e contínua, sem necessidade de processos paralelos e manuais de controle.

O CDE na MAC se torna, então, um verdadeiro hub de comunicação, onde a plataforma é complementada pelos protocolos que estruturam as interações. O uso do IDS para definir claramente quais informações devem ser entregues em cada etapa e o BCF para gerenciar as issues são componentes essenciais dessa estratégia. Juntos, garantem que cada parte do projeto tenha um caminho definido, desde as fases iniciais até a conclusão.

Conclusão

Os desafios de comunicação entre as equipes são uma constante na construção civil, e superá-los exige uma estrutura robusta de processos e ferramentas bem alinhadas aos protocolos de gestão de informações. A Curva MacLeamy demonstra que decisões tomadas antecipadamente, com a participação de todas as áreas, podem reduzir significativamente os custos e os retrabalhos nas fases posteriores.

Na MAC, ao adotar o BIM e o CDE como plataformas centrais de comunicação, integrados aos protocolos como o BCF e IDS, conseguimos criar um ambiente onde a informação flui de maneira natural e colaborativa. O uso do Monday, estruturado com essas diretrizes, nos permite não apenas organizar e centralizar os dados, mas também transformar as informações em processos ágeis e coordenados, garantindo uma execução eficiente.

No próximo capítulo, explorarei como a implantação do BIM na MAC evoluiu ao longo do tempo, consolidando uma cultura de processos e gerando resultados mais eficazes na gestão de projetos. Essa abordagem tem sido fundamental para manter a competitividade da MAC no mercado, garantindo uma execução mais ágil e um controle mais preciso sobre todas as etapas dos nossos empreendimentos.